DIGITALISASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN
DIGITALISASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN
Oleh: Dian Sari (Analis Kebijakan Ahli Muda)
Perkembangan teknologi informasi terasa begitu cepat menjalar kedalam sendi-sendi kehidupan. Semula para ahli memperkirakan proses digitalisasi ini akan memakan waktu sekitar 10 tahunan. Namun dengan adanya virus covid-19, menjadikan prosesnya menjadi lebih cepat dan singkat. Semua kebutuhan hidup saat ini dapat dipenuhi melalui pemanfaatan teknologi informasi. Mulai dari kebutuhan harian sampai pada kebutuhan insidentil, semuanya dapat diakses menggunakan teknologi informasi. Beberapa aplikasi dikembangkan secara professional untuk menjembatani penyedia layanan dengan pengguna layanan. Kita sebut saja GO-Jek, Grab, Anteraja, Shoope, Lazada dan bahkan ada juga aplikasi yang bersifat khusus seperti Aplikasi TaniHub, Aplikasi Pak Tani Digital menjembatani petani dengan pembeli dan menjembatani kebutuhan informasi petani. Lembaga pemerintahpun membuat aplikasi untuk menjembatani kebutuhan dalam pelayanan publik maupun pelayanan internal. Dinas Dukcapil Kota Padang Panjang, membuat aplikasi PADUKO untuk menjembatani pelayanan masyarakat dengan Dinas Dukcapil.
Digitaliasi menghasilkan produk yang juga digital. Hasil dari pelayanan PADUKO, menghasilkan dokumen kependudukan digital. Kartu Keluarga, Surat Pindah, Akte Kelahiran, Akte Perceraian, Akte Kematian dan dokumen kependudukan lainnya sudah menggunakan format digital dengan tanda tangan elektronik yang tersimpan dalam format barcode. Semua bisa disimpan dalam smartphone dan bisa dipergunakan secara leluasa oleh masyarakat.
Dalam pendokumentasian dan penyimpanan hasil, Dinas Dukcapil Kota Padang Panjang menyelengarakannya secara manual dan daring (Permendagri No 104 Tahun 2019). Semua hasil pelayanan dokumen kependudukan di simpan dalam bentuk format file PDF melalui mesin scanner dan disimpan dalam suatu file direktori. File ini disimpan dalam tempat khusus agar sewaktu-waktu diperlukan dapat segera ditemukan.
Selain disimpan dalam bentuk file digital, dokumen hasil kependudukan juga disimpan dalam bentuk manual. Dokumen disimpan dalm suatu box file dan diurutkan berdasarkan nomor Kartu Keluarga dan dikelompokkan berdasarkan Kelurahan dan RT. Format seperti ini digunakan untuk memudahkan dalam penyimpanan dan dalam pencarian kembali.
Penyimpanan hasil dokumen kependudukan ini merupakan bagian penting dalam proses pelayanan administrasi kependudukan. Klarifikasi dan Verifikasi pelayanan administrasi kependudukan, menggunakan data hasil penyimpanan dokumen kependudukan ini. Berbicara dokumen kependudukan berbicara data, data basisnya adalah data hasil penyimpanan dokumen.
Kedepannya masyarakat dalam mengurus dokumen kependudukan, tidak akan dibebankan lagi dengan persayaratan yang itu-itu saja, tetapi cukup membawa beberapa dokumen perubahan. Semua dokumen yang berkaitan dengan data kependudukan, sudah disimpan dan diarsipkan dengan baik oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, melalui Jabatan Fungsional Analis Kebijakan Ahli Muda yang mengelola dokumen dan pendokumentasian administrasi kependudukan dibawah Bidang Pelayanan Administrasi Kependudukan dan Pencatatan Sipil.